Gestione email

X4k è un sistema completo per la gestione di comunicazioni email massive verso i propri clienti attuali e potenziali.

Gestisce la creazione di modelli avanzati, la selezione accurata dei destinatari, gli indirizzi multipli, la normativa sulla privacy, la tracciatura delle aperture e dei click, gli indirizzi errati e tutto quello che serve per assicurare un servizio realmente professionale.
Creare modelli di email personalizzati e completi
X4k consente di creare modelli di email direttamente online, mediante un avanzato editor grafico che permette di definire stili, font, colori, allegare immagini e documenti.
E’ anche possibile creare il modello nel proprio client di posta preferito (Es: Outloook) ed importarlo nel sistema per usarlo come modello.
E’ possibile inserire qualsiasi campo di personalizzazione (es: nome, cognome cliente) disponibile nelle schede anagrafiche.
 
Gestire gruppi di destinatari e invii pianificati
Con X4k è possibile creare e gestire un numero qualsiasi di gruppi di destinatari, selezionandoli in modo massivo per caratteristiche simili, o individualmente.
E’ poi possibile pianficare un numero arbitrario di invii al gruppo a date predefinite, selezionando di volta in volta il modello da utilizzare e la tipologia di indirizzo preferenziale in caso di destinatari con indirizzi multipli.
 
Tracciare l’esito dell’invio
X4k consente di tracciare ogni singola mail in associazione con il cliente a cui è stata inviata. Il sistema permette di elencare in tempo reale l’apertura della mail da parte del destinatario e il click su qualsiasi link contenuto nella mail. Viene registrato l’ip, l’indirizzo email, l’ora ed il nominativo del cliente associato ad ogni click e apertura, ed è possibile analizzare anche in forma grafica l’andamento della campagna nel tempo.
Ciascuna email inviata ad ogni destinatario viene registrata in modo permanente nella sua scheda anagrafica per essere consultabile in qualsiasi momento.
L’andamento complessivo dell’invio (mail aperte, click, errori, …) può essere analizzato in tempo reale in modo aggregato e dettagliato mediante lo strumento di analisi statistica di X4k, che consente di aggregare tutte le informazioni presenti nel sistema per effettuare analisi dettagliate: ad esempio incrociando gli esiti dell’invio con attributi di classificazione della clientela, per capire meglio su quali fasce di clienti il messaggio è stato maggiormente efficace.
Gestire indirizzi errati e cancellazioni
X4k permette di gestire automaticamente gli indirizzi errati, registrando automaticamente in ciascun indirizzo gli errori di invio, e disattivandolo al raggiungimento di soglie predefinite.
E’ inoltre possibile inserire nella mail un link per gestire automaticamente la disattivazione dell’indirizzo da parte dell’utente, nel caso non desideri essere contattato ulteriormente.
 
Gestire il follow up
Le opportunità fornite dal sistema X4k non si limitano all’invio della mail ed alla tracciatura delle aperture.
E’ possibile costruire una completa cronologia di tutte le mail inviate e ricevute da un certo cliente, per tutti gli indirizzi del cliente.
Il sistema può importare automaticamente da caselle di posta (via protocollo POP3) le email di risposta, e caricarle nelle opportune schede cliente o nelle pratiche.
Anche le mail di risposta ricevute su caselle non gestite automaticamente dal sistema possono essere importate nel sistema con un semplice drag & drop dalle caselle di posta del client.
L’invio della mail può essere l’atto iniziale di una completa azione commerciale sul cliente, che preveda  steps successivi ben definiti, ed  il coinvolgimento di varie figure e attività.